Documenta PDM/PLM

Uno dei principali obiettivi di DOCUMENTA PDM/PLM è quello di essere lo strumento per supportare le Aziende nelle complesse fasi di gestione delle commesse. La documentazione riferita ad una specifica commessa è quanto mai eterogenea e diversificata. Il sistema DOCUMENTA è il razionalizzatore delle informazioni prodotte dagli utenti dei vari dipartimenti aziendali coinvolti. Dal momento in cui nasce l’ipotesi di business con i primi scambi di messaggi mail verso l’esterno, alle attività di post vendita, tutta la documentazione è disponibile nell’area di visualizzazione dati della specifica commessa. Uno speciale “cruscotto” dove visualizzare con disponibilità immediata ed in base al proprio profilo di interazione, i documenti tecnici quali i disegni, quelli commerciali, gli articoli, le distinte, le richieste di modifica, le attività di Process e Project Management. DOCUMENTA gestisce i messaggi mail in uscita mediante le funzionalità di distribuzione documenti e l’integrazione con il sistema di posta aziendale. E’ peraltro possibile, mediante l’integrazione con i più diffusi client di posta elettronica, “inserire” in modo automatico in commessa tutte le mail con relativi allegati, di pertinenza.

La prerogativa fondamentale dell’implementazione di un nuovo progetto PLM (Product Lifecycle Management) è senz’altro quella di avere, nel nuovo ambiente operativo, la diretta e selettiva disponibilità dei dati tecnici aziendali pregressi. Inoltre è prevista l’indicizzazione dei documenti tecnici collocati nelle centinaia di cartelle nei vari file server aziendali. Progetto Cad, forte dell’esperienza nello sviluppo di “tools software” di conversione dati, garantisce il servizio di conversione massiva e correttamente selettiva dello storico dei dati e la loro indicizzazione e razionalizzazione consentendo una partenza di progetto PLM (Product Lifecycle Management) con “tutti i dati tecnici in linea”. Viene altresì garantito l’allineamento dei dati di gestione (anagrafica articoli e distinte) tra il data base di DOCUMENTA e quello del software gestionale aziendale.

DOCUMENTA sarà il cuore del sistema applicativo dell’Azienda, mediante l’integrazione diretta con il sistema CAD, la Suite MS-Office ed il software gestionale, renderà i dati disponibili in tempo reale agli utenti dei dipartimenti aziendali coinvolti nelle varie fasi di gestione della commessa. In DOCUMENTA sono disponibili i plug-in (menù aggiuntivi) per le applicazioni presenti nella Suite MS-Office e per i più diffusi software CAD. L’utilizzo di DOCUMENTA riduce gli errori e i tempi di trascrizione dei dati nelle diverse applicazioni. DOCUMENTA PDM/PLM è stato già integrato nelle centinaia di installazioni in essere, con i principali software gestionali presenti nel mercato mediante la condivisione diretta dei data base e/o l’utilizzo dell’interfaccia Open Database Connectivity.

DOCUMENTA PDM/PLM, software per archiviazione documentale, si basa sul principio di indicizzazione dei documenti digitali. Ogni documento, all’interno dell’archivio, è associato ad un record dove sono presenti i campi con le informazioni riferite al documento stesso. In fase di ricerca, inserendo un parametro contenuto in uno o più campi del record associato sarà quindi possibile trovare il documento che soddisfi le condizioni di ricerca. Ciò facilita sicuramente la velocità di ricerca dei documenti ed il loro riutilizzo. In DOCUMENTA è inoltre presente la funzione “full text” che permette la ricerca sia su documenti Microsoft Office sia su tavole .DWG ed .IDW.

DOCUMENTA PDM/PLM garantisce la sicurezza dei dati. Documenta permette la creazione di infiniti gruppi di utenti, ai quali vengono assegnati specifici permessi di interazione con i documenti. L’accesso ai dati può essere regolato per tipologia di documento e per cartella, ad ed esempio per commessa o progetto. Nell’archivio ad accesso controllato è possibile assegnare, ai diversi utenti, differenti poteri di interazione con i documenti: creazione, visualizzazione, modifica ed approvazione. DOCUMENTA permette inoltre di monitorare sia le azioni che ogni singolo utente compie sull’archivio che le azioni alle quali ogni singolo documento è sottoposto.

DOCUMENTA dispone di funzionalità per la lettura di dati IOT mediante collegamenti diretti agli apparati di raccolta dati “on field”. Dalla comune interfaccia utente di DOCUMENTA sarà possibile visualizzare i dati raccolti ed effettuare le opportune elaborazioni con tool di sviluppo personalizzato, nell’ambito dei sistemi interconnessi Industry 4.0. Progetto Cad ha realizzato diversi “connettori” dedicati alle varie tecnologie IOT per consentire ai propri Clienti di monitorare in tempo reale il funzionamento dei dispositivi industriali nel contesto più generale di gestione della commessa industriale. DOCUMENTA è stato uno dei primi PLM ad essere integrato con l’IoT.

DOCUMENTA è un potente sistema di gestione documentale. Le sue avanzate funzionalità consentono di controllare con efficacia ed in piena sicurezza la creazione, archiviazione e distribuzione della documentazione aziendale. In DOCUMENTA PDM/PLM è possibile assegnare un workflow ad ogni tipologia di documento: il percorso funzionale ha lo scopo di portare i documenti, dallo stato di creazione a quello di revisione approvata. Mediante un sistema di assegnazione di permessi e deleghe agli utenti coinvolti nelle attività di gestione del Worklflow Management è possibile avere sempre il controllo sulle evoluzioni di stato di un documento.

DOCUMENTA consente la gestione delle revisioni dei documenti ed articoli. Grazie a DOCUMENTA gli utenti sono certi di accedere all’ultima revisione approvata di un documento e al contempo di mantenere lo storico delle revisioni dello stesso. DOCUMENTA risolve di fatto uno dei più gravi problemi di un modello operativo basato sull’archiviazione mediante cartelle di File System Windows: la duplicazione indiscriminata di cartelle e files/documenti con il risultato di avere lo stesso file con lo stesso nome presente più volte nell’archivio. DOCUMENTA PDM/PLM introduce il concetto di “file/documento univoco”, ogni file, che sia un articolo di distinta o un documento di testo è presente nella revisione aggiornata nei vari contesti operativi in forma di link logico. La funzionalità del “dove è usato” consente di avere sempre il completo controllo dell’impatto delle modifiche da effettuare.

DOCUMENTA PDM/PLM gestisce in maniera evoluta le stampe di documenti e gruppi di essi. E’ infatti possibile aprile file CAD (anche senza avere il software CAD installato) grazie al visualizzatore integrato e stampare gruppi di documenti in modalità “batch”. La modalità “batch” automatizza i passaggi; consente di stampare più file PDF, word, etc senza dover aprire ogni singolo file. Inoltre DOCUMENTA riconosce in maniera automatica, in base al formato del documento, le stampanti di rete più idonee alla stampa.

DOCUMENTA PDM/PLM gestisce in maniera evoluta le stampe di documenti e gruppi di essi. E’ infatti possibile aprile file CAD (anche senza avere il software CAD installato) grazie al visualizzatore integrato e stampare gruppi di documenti in modalità “batch”. La modalità “batch” automatizza i passaggi; consente di stampare più file PDF, word, etc senza dover aprire ogni singolo file. Inoltre DOCUMENTA riconosce in maniera automatica, in base al formato del documento, le stampanti di rete più idonee alla stampa.

DOCUMENTA gestisce l’anagrafica dei contatti aziendali mantenendo traccia delle relazioni con un determinato contatto o con un’azienda. In DOCUMENTA vengono registrate e rese disponibili in base ai permessi di interazione assegnati ai vari utenti, le informazioni sull’invio ai contatti aziendali di messaggi mail e dei relativi documenti allegati. Con DOCUMENTA è possibile sapere se, quando e con quale revisione, un documento è stato inviato ad uno o più destinatari. La distribuzione dei documenti avviene in modo controllato mantenendo traccia di tutte le azioni mediante il “motore mail” integrabile coi più diffusi client di posta elettronica presente in DOCUMENTA che, in modalità “batch”, consente l’invio di singoli documenti o gruppi di essi ad uno o più destinatari. Con DOCUMENTA PDM/PLM è possibile conoscere quali tra i referenti in archivio ha la disponibilità di un documento ed in quale revisione ed altresì conoscere quali documenti ha disponibili nel complesso un referente esterno. DOCUMENTA avvisa quando, a seguito di un cambio di revisione di un articolo/documento, sarà necessario l’aggiornamento al referente in possesso della revisione precedente.

DOCUMENTA presenta un flessibile sistema di codifica degli articoli direttamente nell’ambiente CAD. Il progettista, supportato dalle funzionalità di DOCUMENTA, può quindi codificare in maniera automatica una nuova parte meccanica da produrre. In fase di approvazione della tavola riferita all’articolo, il codice creato automaticamente “passa” dal data base di DOCUMENTA al data base del software gestionale, evitando la riscrittura e le possibilità di errore. E’ possibile recepire ed impostare le regoli di codifica aziendali direttamente nel piano di codifica di DOCUMENTA PDM/PLM.

Oltre alle distinte CAD, elenco degli elementi che compongono l’assieme 3D, DOCUMENTA PDM/PLM gestisce anche le distinte di produzione: ciò è possibile mediante l’inserimento di altre voci, come i componenti non disegnati e le fasi di lavorazione. Vengono gestite varie tipologie di visualizzazione di distinta come ad esempio le distinte di montaggio, con opportuni raggruppamenti di articoli e le distinte di spedizione. E’ peraltro possibile visualizzare il confronto grafico tra distinte di macchine simili e/o con diverse revisioni con l’immediata evidenza grafica delle differenze. Il potente strumento di configurazione supporta gli utenti nella creazione di distinte “parametriche” che mediante regole applicate ed alla selezione di opportuni parametri, consentono di ottenere rapidamente e in modo controllato la distinta corretta.

DOCUMENTA consente un’efficace gestione dei processi aziendali (Process Management Aziendale). Con DOCUMENTA è possibile schematizzare una procedura aziendale riguardante una macro attività o un processo complesso, mediante una logica sequenza di fasi, fino ad arrivare alla sua definitiva approvazione. Occorre definire gli utenti coinvolti nella procedura e le azioni finalizzate all’avanzamento del processo che gli stessi devono compiere per ogni fase. DOCUMENTA PLM permette di creare e gestire infiniti processi aziendali. In DOCUMENTA sono presenti funzionalità di monitoraggio spontaneo dello svolgimento dei flussi procedurali per sollevare i supervisori dei processi dal controllo diretto. Sono altresì disponibili funzionalità automatiche di “to do list” dedicate agli utenti con ruoli esecutivi. L’utilizzo dei modelli procedurali aziendali consente peraltro di ridurre drasticamente il ”traffico mail” interno.

Le funzionalità integrate in DOCUMENTA PDM/PLM di Document e Workflow Management supportano con efficacia i processi di gestione della qualità aziendale in accordo con le specifiche DIN ISO 9000. La documentazione aziendale riferita ai processi di qualificazione delle procedure viene resa disponibile nelle corrette revisioni agli utenti indicati.

DOCUMENTA PLM è anche un potente software per la gestione dei progetti (Project Management), di supporto della pianificazione di attività aziendali, dell’assegnazione delle risorse, della verifica del rispetto dei tempi, nella gestione dei budget e nell’analisi dei carichi di lavoro. Ogni progetto e/o commessa aziendale o generica macro attività possono essere rappresentati da un flusso operativo creato mediante le funzionalità di Process Management sopra descritte. Il flusso operativo può altresì essere “calato” nel contesto temporale del diagramma di Gantt per ottenere la rappresentazione realistica dell’impatto della nuova attività nel contesto di tempi e risorse aziendali attive. L’associazione dei costi aziendali per risorsa impiegata consente di determinare i valori degli oneri di svolgimento delle singole attività aziendali e dell’attività nel suo complesso.

Con DOCUMENTA PDM/PLM i documenti tecnici di Aziende multinazionali con più sedi operative distribuite sono gestibili in modalità centralizzata ed in piena sicurezza. La funzionalità Server Replica consente infatti di condividere i documenti e renderli disponibili in locale in modalità selettiva alle varie sedi di Gruppi industriali. Gli elaborati prodotti dai vari uffici tecnici distribuiti saranno presenti nei File Store dei server locali ma anche sincronizzati con il server centralizzato principale. La funzionalità Server Replica è peraltro finalizzata a rendere più efficaci le attività collaborative delle Aziende con Studi di progettazione esterni i quali, in piena sicurezza, possono progettare in outsourcing, in modalità integrata al contesto operativo aziendale.